Başkanlığımız 1982 yılında yürürlüğe giren 2547 sayılı Yasa kapsamında Üniversitelerin İdari Teşkilatlanması ile ilgili yayınlanan 124 sayılı Kanun ve değişik 190 sayılı Kanunda belirtilen esaslara göre kurulmuştur.

 
Başkanlığımızın Yetki, Görev ve Sorumlulukları kapsamında görevlerini yerine getirirken;
Üniversitemize bağlı birimlerin vermiş oldukları hizmetlerin özelliklerine göre ihtiyaç duydukları personelin ihtiyaç önceliklerine göre karşılanması planlamaları yapılmaktadır.
İleriki yıllarda Üniversitemizin fiziksel, eğitim-öğretim ve sağlık alanında artış olacağı düşünülerek verilecek hizmetin yerine getirilmesinde ihtiyaç duyulacak personelin temini için planlamalar yapılıp, gerekli kadro çalışmaları ve girişimler yapılmaktadır.
Ardahan Üniversitesi Rektörlüğü’nün misyonunu yerine getirirken Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Yönetmelik, Yönerge ve Mevzuatlarının kendilerine tanıdığı her türlü özlük haklarının en kısa zamanda eksiksiz ve doğru olarak uygulanmasını temin etmek, personelimizin görevlerini yerine getirirken endişeden uzak yüksek moral ve motivasyon içerisinde çalışmalarını sürdürmelerini sağlamaktır.

Üniversitemizde görevli tüm Akademik ve İdari personelin,

• İş yeri ve iş analizlerini yapmak/yaptırmak,

• İnsan gücü planlamasını yapmak,

• Personelin performans kriterleri içerisinde çalışmalarını değerlendirmek,

• Hizmet içi eğitim programları düzenleyerek personelin daha verimli çalışmasını temin etmek,

• Teknolojik gelişmelerden yararlanmak,

• E-devlet projesi kapsamında Akademik ve İdari personelimiz ile bakmakla yükümlü bulundukları kişilere ait gerekli tüm bilgileri bilgisayar ortamına aktarmak, her türlü atama,yükseltme, terfi, emeklilik vb. özlük işlemlerini elektronik ortamda yürütmek,

• Bu bilgileri diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşmak ve onlarla entegre hale getirmek,

• Bilgi bankasındaki bilgilerle yönetimin önünü açarak, kısa ve uzun vadeli planlar yapılmasına imkan sağlamaktır.

• Dürüstlük ilkesine sahip olmak,

• İfade özgürlüğü,

• Liderlik,

• Adaletli olmak,

• Şeffaf olmak,

• Sorumluluk bilincine sahip olmak,

• Yaratıcılığa ve yeni fikirlere açık olmak,

• İşbirliğine açık olmak,

• Takım bilinci ve katılımcılığa açık olmak,

• Saygılı ve hoşgörülü olmak,

• Etik değerlere bağlı olmak,

• Hesap verebilirlik,

• İdealist olmak,

• Veriye ve bilgiye dayalı karar almak,

• Öngörü sahibi olmak,

• İnisiyatif kullanabilme özelliğine sahip olmaktır.

Başkanlığımız 1982 yılında yürürlüğe giren 2547 sayılı Yasa kapsamında Üniversitelerin İdari Teşkilatlanması ile ilgili yayınlanan 124 sayılı Kanun ve değişik 190 sayılı Kanunda belirtilen esaslara göre kurulmuştur.

GÖREVİMİZ

Başkanlığımızın görevleri ;

• İdari ve akademik personelin açıktan atama izinlerine ilişkin tüm işlemleri yapmak,

• İdari ve akademik personelin açıktan ve naklen atama onaylarını hazırlamak,

• Nakil, istifa, müstafi vb. nedenlerle ayrılan idari ve akademik personele ait kadro boşaltma onaylarını hazırlamak,

• İdari ve akademik personelin terfi, intibak, hizmet değerlendirilmesi gibi özlük haklarının takip ederek, değerlendirmelerini yapmak,

• Ocak ayı itibariyle son altı yıllık sicil raporları 90 ve 90 puan üzeri olan personelin, 657 sayılı yasanın 64.maddesine göre kademe terfisi yapmak,

• Üniversitemizde görev yapan akademik idari personelin istekle, yaş haddi, malülen ve açıktan emeklilik işlemlerini yapmak,

• İdari ve akademik personelin yıllık kadro çalışmalarını yapmak,

•  İdari personelin yanödeme cetvellerini hazırlamak, ilgili yerlere bildirmek,

• İdari ve akademik personelin kıdem yıllarını yıl sonu itibariyle hazırlamak,

• İdari ve akademik personelden ceza soruşturması açılması gerekenler hakkında soruşturma işlemlerini yapmak,

• Özel Güvenlik Teşkilatının işlemlerinin yapmak,

• Akademik personelin yurtiçi, yurtdışı görevlendirilmelerini hazırlamak,

• İdari ve akademik personelin kadro cetvellerinin dolu-boş durumlarını takibini yapmak,

• Üniversitemize naklen atanan personelin dosya devrini almak ve kontrollünü yapmak,

• Üniversitemizdeki birimlerin ihtiyaçlarına göre idari ve akademik personel planlaması yapmak,

• Askerlik görevi için ayrılanların ayrılışı, dönüşü ve hizmetlerinin değerlendirilmelerini yapmak,

• Akademik personelimizin yurtdışı ve yurtiçi görevlendirme işlemlerinin yürütmek, ( onayların alınması, takibi ve diğer işlemlerin yapılması.)

• Yabancı Uyruklu Sözleşmeli Öğretim Elemanlarının her yıl sözleşmelerinin yenilenmesi için ilgili Bakanlık ile yazışmalarını yapmak,

• Üniversitemizin akademik personel kadroları konusunda her yıl Mayıs ayından başlayarak yürütülen dolu, boş, saklı ve ihdas kadro çalışmalarını hazırlamak,

• Her ayın ilk haftasında Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’na akademik kadrolarda meydana gelen her türlü değişikliğin bildirilmek,

• Her ayın sonunda dolu kadrolarda meydana gelen değişikliklerin (unvan değişikliği, naklen atanma ve ayrılma, istifa, emekli vs..) Öğretim Elemanı Bilgi Derleme Formları ile Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı’na bildirilmek,

• Ayrıca, 3 aylık dönemler halinde periyodik bildirimlerini yapmak,(Dolu-Boş kadroların Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı’na bildirilmesi.)

• Fakülteler, Yüksekokullar ve Enstitülerden gelen teklifler doğrultusunda akademik personelin süre yenilemelerini yapmak,

• Görevde yükselme eğitimi ile ilgili tüm işlemleri yürütmek,

• Teknik Personelin Ek Özel Hizmet Tazminat onaylarını hazırlamak, ilgili birimlere bildirmek,

• Üç ayda bir Maliye Bakanlığına gönderilen 1,2,3,4,5,6,7,8,9 sayılı formaları hazırlamak,

• YÖK’e her ayın sonunda gönderilen personel kadroları tablolarını hazırlamak,

• Üniversitemizde görev yapan ve 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunun 32. maddesi gereği fiili hizmet zammı süresinde yararlandırılması gereken personelin işlemlerini yapmak,

• Sakat Memurların istihdam fazlalığına ilişkin Başbakanlığa gönderilen formu hazırlamak,

• Açıktan atanan aday memurların gerekli tüm işlemlerin takip ve kontrolünü yapmak,

• Aday memurların asalet teklif yazışmalarını birimlerine hazırlatmak, takibini yapmak,

•  İdari ve akademik personelin geçici görevlendirme (yolluklu-yolluksuz) onaylarını hazırlamak,

• İdari personelin 2547 sayılı Kanunun 13/b maddesi gereğince birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda geçici görevlendirme onaylarını hazırlamak,

• Dolu kadro derece değişikliğine ilişkin ihdas-iptal cetvelleri hazırlamak,

• Kurum içi, kurum dışı arayan personele işlemlerine ilişkin bilgi vermek,

• YÖK, Maliye Bakanlığı, Başbakanlık( Devlet Personel Başkanlığı) ile yapılan işlemlerde telefonla iletişim kurmak, gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,

•  Üniversitemizde görev yapan idari ve akademik personelle ilgili sorunları çözümlemeye çalışmak.

• Lisansüstü eğitim yapmak amacıyla yurtdışına gönderilen araştırma görevlilerine ait istatiksel bilgilerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’na 2 aylık dönemler halinde bildirilmek,

• Birimlerden gelen ilan taleplerinin değerlendirilerek akademik ilanların yayına gönderilmesi, takibi ve gelen müracaatların kabul edilmesi atanmalarının hazırlanmak,

• Lisansüstü programlarına sınavsız olarak yerleştirilecek araştırma görevlilerinin belgelerinin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’na gönderilmek,

• Ücretsiz izine ayrılanların onaylarının alınması ve diğer işlemlerini yapmak,

• Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Maliye Bakanlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ve Valilik Makamlarınca aralıklı olarak istenen istatiksel bilgilerin ivedilikle hazırlanarak zamanında göndermek,

• Her ayın ilk haftası Türkiye İş Kurumuna göndermek üzere iş güçlüğü çizelgesini hazırlamak,

• Birimlere giden ve birimlerden gelen yazışmalar yapmak,

• Tüm birimlerin ders görevlendirilmeleri, yurtdışı ve yurtiçi görevlendirmelerini yapmak,

• Üniversitemizde görev yapan akademik ve idari personelin askerlik, doktora, uzmanlık, yurtdışında geçen süreler, ücretsiz izin süreleri gibi sürelerin ilgililerin istekleri dahilinde borçlandırılma işlemlerini yapmak,

• Üniversitemize açıktan ve naklen atanan akademik ve idari personelin özlük ve sicil dosyasının düzenlemek, naklen atanan personelin devren Üniversitemize gönderilen özlük ve sicil dosyalarının kontrolünü yapmak, eksiksiz teslim almak, arşivleme işlemlerini yapmak, eksik evraklar hususunda ise yazışmalar yapmak,

• Üniversitemizde görev yapan akademik ve idari personelin askerlik, doktora, uzmanlık, yurtdışında geçen süreler, ücretsiz izin süreleri gibi sürelerin ilgililerin istekleri dahilinde borçlandırılma işlemlerini yapmak,

• Rektörlüğe bağlı birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin yıllık ve mazeret izinlerinin takibini yapmak,

• Yurtdışı izin onaylarını hazırlamak, takibini yapmak,

• Akademik ve idari personelin evlenmesi, boşanması veya herhangi bir sebeple özlük bilgilerinde oluşacak değişikliğin SGK’ya bildirilmesi ve değişikliğin işlenmesini yapmak,

• Üniversitemize açıktan atanan ve emekli sicil numarası bulunmayan personelin emekli sicil numarası istenilmesi ve işlenmesi ilgili birimlere bildirimlerini yapmak,

• Akademik ve idari personelin yıllık sicil raporlarının düzenlenmesini sağlamak ve kontrolünü yaparak arşivleme işlemlerini yapmak,

• Akademik ve idari personele 5’li ve 0’lı yıllarda zorunlu mal bildirim beyannamesi düzenlenmesinin sağlanarak kontrolünün yapıldıktan sonra arşivlenmesini yapmak,

• Malvarlığında değişiklik olanların malvarlığı değişikliğini bildirir mal bildirim beyannamesini düzenlemeleri halinde teslim alarak arşivlenmesini yapmak,

• Üniversitemizde görev yapan akademik ve idari personelden soruşturma açılması gerekenler hakkında soruşturma işlemleri ile takibini yapmak,

• Akademik ve idari personele istekleri halinde emeklilik durumları hakkında bilgi vermek,

• Akademik ve idari personelin ilgili istekleri halinde bilgi edinme birimine bilgi vermek,

• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu çerçevesinde yukarıda belirtilen işler hakkında gerekli
  yazışmaları ve işlemlerini yapmak,

• 4688 Sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları Kanun’una göre her yıl Mayıs ayı içerisinde Sendika Temsilcileri ile yapılan toplantı sonucu mutabakat metinin imzalatmak ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına göndermek,

• Her ay düzenli olarak sendikaya üye personel sayısını Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına göndermek,

• Her yılın Haziran ve Kasım aylarında sendikaya üye personel listesini Ardahan Valilik Makamına ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına göndermek,

• Sendikaya yeni üye olan personelin üyelik formlarını ilgili tahakkuk birimine ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına göndermek,

• Sendika üyeliğinden çekilen personelin üyelikten çekilme formunun ilgili tahakkuk birimine ve ilgili Sendika Genel Müdürlüklerine göndermek,
  
  Bu görevler yerine getirilirken, kanun ve yönetmeliklerde belirtilen yetkiler kapsamında, gerek üst yöneticilere sorumlu olmakla birlikte, yukarıda belirtilen görevler yerine getirilirken uygulanmakta olan kanun ve yönetmelikler kapsamında yapılan işlemlerden bu kanun ve yönetmeliklerde belirtilen hususlarda sorumluluğu devam ettiği gibi, 01.01.2006 yılı başında uygulamaya geçen 5018 sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen hususlara karşı sorumluluğu bulunmaktadır. Yine bu Kanunla Başkanlığımıza Harcama Yetkililiği görevleri verilmiştir.

Başkanlığımızda yönetim, teşkilat yapımızdaki yetki, sorumluluk ve görev dağılımına dikkat edilerek, hiyerarşik düzene uygun bir şekilde yapılmaktadır.

İç kontrol sistemimiz ise, Başkanlığımızca yukarıda belirtilen kanunlar kapsamında yapılan işlemlerin gerçekleştirilmesi hususunda yapılan görevlendirmeler esas alınarak işlemler gerçekleştirilirken işlem akış şemasındaki sıralamalara göre bir önceki yapılan işlemi bir sonraki görevli kontrol ederek yapılmakta. Bu kontroller yapılırken, yürürlükteki bütçe ve diğer mali politikalar ile mevzuatlara uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde zamanında gerçekleşmesi ve hizmetin yürütülmesine özen gösterilmektedir.